Образец акта о прогуле сотрудника в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец акта о прогуле сотрудника в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конечно, перед тем как оформлять акт, следует предпринять попытку связаться с не вышедшим на работу сотрудником. Можно позвонить ему на указанный им в трудовом договоре мобильный телефон, написать СМС. Если ответа не последовало, то стоит приступить к составлению акта без указания причины невыхода на работу. Если работник не выходит на работу несколько дней подряд, организации следует направить уведомление на домашний адрес работника. Также можно направить по домашнему адресу другого сотрудника с целью узнать причину невыхода на работу. Пока работодатель не будет на сто процентов уверен в отсутствии у сотрудника уважительной причины, составлять акт о прогуле не рекомендуется. Осуществление попыток различными способами связаться с работником помогут в возможном в будущем судебном разбирательстве. В качестве доказательства попыток уведомления можно будет использовать почтовые отправления, выписку по звонкам, взятую у сотового оператора.
Что в таком случае делать предприятию
В случае неявки на работу в течение нескольких дней в конце недели может быть составлен акт о невыходе на работу в течение всего учётного периода. Ежедневно составляемые акты послужат приложениями к итоговому документу.
Этап 3. Требование объяснения от работника
Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, затребовать от работника объяснение по факту прогула.
Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную подпись (Пример 3).
В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.
Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу
В законе о бюрократии есть стандартный бланк, заполнение которого не должно составить особого труда.
- Заголовок пишется в середине верхней строки.
- Непосредственно под ним должна быть указана компания, выпустившая объявление, и город, в котором находится дата создания объявления. Затем пишется точное время составления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).
- После этого в свободной форме пишется факт отсутствия работника.
- Первоначально в этой части заявления указывается фамилия лица, заполнившего его вместо него.
- Впоследствии записывается свидетель (работник подразделения), указывая свою должность, имя, фамилию, привязанность и дату, когда было отмечено отсутствие работника на рабочем месте.
- Затем необходимо внести подробную информацию об отсутствующем: его должность (согласно штатному расписанию), имя и фамилию, номер трудового договора и даты.
- Ниже следует справка о том, что причина отсутствия не известна его коллеге.
- В последней части справки ставятся подписи членов комиссии. Подписи должны быть напечатаны напротив соответствующей должности и быть разборчивыми. Нет необходимости скреплять закон печатью, так как он является частью внутренних документов компании.
Этап 3. Требование объяснения от работника
Поскольку прогул является дисциплинарным проступком, работодатель должен соблюдать условия, предусмотренные статьей 193 Трудового кодекса РФ для увольнения работника по этой причине. В частности, работодатель должен затребовать от работника объяснение по поводу отсутствия на работе.
Это может быть сделано в устной форме, но только в том случае, если работник сразу же предоставит письменное объяснение. Если работник отказывается или препятствует и не подтверждает, то необходимо затребовать письменное объяснение в письменной форме и вручить его работнику под роспись (пример 3).
Как правило, просьба о предоставлении объяснений адресуется работнику сразу после его прибытия на рабочее место. Однако, если отсутствие продлевается, рекомендуется отправить документ работнику почтовым отправлением. Лучший вариант — воспользоваться услугами курьерской службы, такой как EMS, Pony Express, Dimex, DHL или Спецвиз.
Однако учтите. Требование заключается в том, что сотрудник должен доставить документ в день получения подписи. Разумеется, почтовая служба не может составить досье, но сделает отметку о вручении уведомления.
Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить
Жизненная ситуация может сложиться так, что работник вынужден отсутствовать на предприятии по независящим от него причин. В этом случае говорить о прогуле нельзя, и за такую неявку на работу уволить его не получиться.
В связи с этим, обнаружив отсутствие работника компании, ответственное лицо прежде всего должно попытаться с ним связаться и выяснить все обстоятельства и причины не появления сотрудника на месте. Использовать при этом можно все доступные средства связи — телефон, телеграмма, письмо, выезд к нему на дом.
Список причин, которые могут быть признаны уважительными, строго не закрепляется законодательством, к ним относятся:
- Сдача крови в качестве донора;
- Заболевание или травма сотрудника предприятия или членов его семьи;
- Исполнение работающим на предприятии человеком гражданских или общественных обязанностей в предусмотренных законом случаях (вызов в качестве свидетеля, присяжного и т.д.);
- Аварии транспортных средств на дорогах;
- Административное заключение;
- Стихийные бедствия и катастрофы;
- Опоздание в связи с задержкой общественного транспорта.
- Остановка выполнения трудовых обязанностей работником из-за невыплаты зарплаты более полугода при предварительном уведомлении руководства фирмы об этом.
- Выход на работу сотрудника по старому графику, если он предварительно не был уведомлен об этом в письменном виде с обязательным проставлением визы.
ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Вопрос №1: Можно ли оформить акт об отсутствии на рабочем месте задним числом?
Ответ: Нет, поскольку неявку сотрудника могут зафиксировать только в день прогула.
Вопрос №2: Могу ли я уволить сотрудника, если в трудовом договоре забыли указать режим рабочего времени?
Ответ: В данном случае увольнение человека невозможно, поскольку в такой ситуации нельзя установить рабочие дни сотрудника, так же нельзя доказать факт отсутствия более четырех часов именно в рабочее время.
Вопрос №3: Является ли прогулом отсутствие сотрудника в течение ровно четырех часов? Можно ли как-то наказать сотрудника?
Ответ: Данная ситуация не признается прогулом, поскольку является опозданием. К сотруднику в этом случае применяют дисциплинарные взыскания – замечание или выговор.
Вопрос №4: В праве ли работодатель уволить меня за однократную неявку без уважительной причины?
Ответ: Работодатель вправе применить к Вам любое из трех дисциплинарных взысканий, в том числе и увольнение.
Понятие прогула и его последствия
Отечественное трудовое законодательство абсолютно понятно и доступно определяет понятие прогула, как случая отсутствия определенного сотрудника на положенном месте на протяжении 4 часов без какого-либо основания или предоставленной справки. По своей сути акт о прогуле является справкой, подтверждающей факт неисполнения рабочими непосредственных служебных обязанностей. Подобные действия попадают в перечень дисциплинарных поступков в соответствии с отдельными пунктами статьи 192 ТК РФ. Совершение таких действий обязательно влечет наложение штрафных санкций и даже может послужить причиной увольнения.
Акт о прогуле работника также может быть оспорен, если не сотруднику организации не выплачивалась заработная плата на протяжении более пятнадцати рабочих дней. С упомянутым правилом можно ознакомиться в ст. 142 ТК РФ. В случае задержки выплаты зарплаты работники всегда имеют возможность приостановить выполнение своих непосредственных обязанностей в организации, предварительно проинформировав работодателя.
Факт отсутствия сотрудника на своем месте можно отнести к допустимому поведению только в случае наличия у него справки, подтверждающей нетрудоспособность или специального вызова для прохождения в учебном заведении экзаменационной сессии. Судя по опыту судебной практики по вопросам достоверности причин наложения штрафных санкций, в качестве уважительных могут считаться и другие обстоятельства:
- Обращение нарушителя рабочего режима организации за врачебной помощью. Подобные действия могут учитываться и в отношении несовершеннолетних детей. Без получения справки, подтверждающей отсутствие трудоспособности при наличии необходимых документов, составленных в виде медицинского заключения;
- Выполнение сложных ремонтных работ по адресу проживания сотрудника при возникновении аварийной ситуации.
Правила заполнения акта
Образец акта о прогуле служащего сотрудника организации, бланк которого не сформирован в специальной форме, но требует следования определенным правилам, может составить только специальная комиссия. Неявка любого работника должна быть обязательно запротоколирована. Чтобы такой бланк был заполнен правильно, понадобится свидетельство минимум двух работников. Чтобы образец документа можно было в дальнейшем считать действительным, нужно, чтобы в нем содержались такие сведения:
- Бланк должен содержать информацию о каждом представителе комиссии, а также об отсутствующем работнике организации. Обычно указывается должность, фамилия, а также инициалы всех сторон;
- Бланк должен всегда содержать данные о предпринятых мерах для выяснения места нахождения работника организации, нарушающего режим, о конкретных причинах его отсутствия и о том, какой результат получен после принятия вышеуказанных мер;
- Длительность периода отсутствия на положенном месте с конкретной информацией об учете в рассматриваемом промежутке времени различных мероприятий, включая обеденный перерыв;
- Дату и конкретное место, где заполнялся бланк.
Скачать образец можно в конце статьи.
Что считается прогулом?
Стоит обратить внимание, что прогулом признается не только неявка работника и отсутствие в течение всего рабочего дня без уважительной причины, но и отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов подряд. Прогулом, например, можно считать самовольное использование отгулов или отпуска, оставление рабочего места на длительное время без необходимости. Оценивать, является ли причина отсутствия уважительной, работодателю необходимо самостоятельно, основываясь на объяснениях работника, предоставленных подтверждающих документах и т.д.
Факт прогула должен быть зафиксирован и подтвержден. Чтобы подтвердить наличие прогула, работодателю необходимо составить следующие документы:
- Акт об отсутствии на рабочем месте работника;
- Записку на имя руководителя компании, составленную непосредственным руководителем работника;
- Требование, которое должно быть передано работнику, о необходимости предоставить письменные объяснения по факту его отсутствия на рабочем месте;
- Объяснительную записку работника, заполненную по факту его отсутствия, а в случае отказа от объяснений — акт об отказе, подписанный как минимум двумя свидетелями;
- Табель рабочего времени.
Обязательные для отражения в акте сведения
Документ не имеет строго регламентированной формы. В ходе его составления рекомендуем придерживаться следующих правил:
- акт об отсутствии на рабочем месте составляется на фирменном бланке организации с указанием ИНН и ОГРН
- документ должен содержать дату его составления, регистрационный номер (при наличии), место и время (причем указать, какое время – местное, московское)
- наименование документа
- должность, ф.и.о.: кем составлен документ, свидетелей, отсутствующего работника
- в какой период времени отсутствовал работник – начало и окончание, общая продолжительность
- суть объяснений работника для установления уважительности/неуважительности причин пропуска работы
Акт об отсутствии на рабочем месте составляется в 2 экземплярах и вручается работнику, при нежелании его подписывать документ делается соответствующая пометка также в присутствии свидетелей.
Несмотря на произвольность при составлении акта, в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- Название организации с основными реквизитами: адрес, ОГРН, ИНН, КПП. Если бланк фирменный, нужные сведения уже указаны на нем.
- Название документа.
- Дата составления и присвоенный номер регистрации.
- Место и время оформления.
- Информация об уполномоченном лице, подготовившем акт.
- Информация о свидетелях (ФИО, должности).
- Сведения о прогульщике и точное указание рабочего места, на котором он отсутствовал более половины рабочего дня.
- Установление факта конкретного нарушения (нарушение дисциплины).
- Точное, вплоть до минуты, время и дата отсутствия прогульщика.
- Подписи присутствовавших при составлении акта свидетелей и уполномоченного лица.
- Отметка об отказе от подписания с заверением записи свидетельскими подписями, либо подпись самого прогульщика.
В каких случаях отсутствие работника не считается прогулом?
Не каждое отсутствие на работе может считаться прогулом. В ТК РФ прописаны случаи, когда человека нельзя уволить за то, что он не ходит на работу. Это:
- болезнь сотрудника. Период невыхода должен быть подтверждён соответствующим документом из медучреждения;
- отпуск, в связи с тем, что работнику нужно сдать промежуточную или итоговую сессию, защитить диплом. Основание подтверждается бумагой из учебного заведения;
- необходимость посещения человеком правоохранительных или следственных органов, суда. Оправданием служит повестка;
- некоторые форс-мажорные обстоятельства. Например, стихийное погодное явление.
Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
В акте обязательно должна содержаться информация
- о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
- составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
- объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.
В каком случае отсутствие на работе считается прогулом
Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа — неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.
Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:
- нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
- привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ);
- донорство крови (ст. 186 ТК РФ);
- арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
- чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
- участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ); приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ).
Последствия составления акта
После оформления и подписания документа работнику адресуется уведомление об объяснениях причин, по которым его не было на работе. На это дается срок в два дня.
Если отсутствие имело веские основания, например, он попал в ДТП, то наказание не следует. Для этого необходимы доказательства аварии. Например, это протокол, составленный сотрудником ГИБДД.
Если отсутствие работника на смене было вызвано причинами, которые работодатель посчитал за неуважительные, на человека налагается дисциплинарное взыскание, которое должно соответствовать ТК РФ. По закону, ст. 192 предусмотрены виды взысканий на наемный персонал в случае нарушений. Всего три вида:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.