ГСМ — какой КОСГУ в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ГСМ — какой КОСГУ в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.

Принципы работы в подсистеме «Учет ГСМ»

Работа в подсистеме основана на следующих принципах:

• настройка типового заполнения путевых листов и учетных листов агрегатов для каждого транспортного средства (указываются постоянный водитель, сопровождающие, прицеп и т.п.);
• быстрый выбор адресов в маршрутах и заданиях водителю из списка часто посещаемых объектов для транспортного средства при подготовке путевых листов;
• заполнение данных об остатках горючего и показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа;
• использование данных о горючем и пробеге из путевого листа при расчете нормативного расхода ГСМ;
• расчет нормативного расхода ГСМ в три клика:
  заполнение исходных данных по настройкам типичного использования транспортных средств;
  расчет нормативного расхода ГСМ по нормам и поправкам для нескольких видов ГСМ и маршрутов;
  заполнение списка списываемой номенклатуры ГСМ по настройкам отражения списания в учете;
• автоматический расчет остатков ГСМ для расчета фактического расхода ГСМ.

Формирование путевых и учетных листов

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее — документ Путевой лист.

Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».

Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.

Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).

Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:

• данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) — в справочнике Сотрудники;
• данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) — на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
• данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках — группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.

Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:

• большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
• показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
• остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
• адресов маршрутов и заданий — выбором из списка частых адресов в путевом листе;
• видов горючего — будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.

Списание горюче-смазочных материалов

Бухгалтеры списывают израсходованные ГСМ на основании документов — путевых листов, ведомостей или актов, составленных уполномоченными лицами. Как часто происходит эта операция, определяет порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях, установленный в учетной политике. В небольших организациях, в которых нет автопарка и расход топливных материалов небольшой, удобно делать это ежемесячно. Вот так выглядят основные проводки:

При составлении бухгалтерской отчетности осуществляется проверка списания ГСМ в бюджетных учреждениях за весь период и при необходимости делаются корректировки.

Отметим, что порядок получения ГСМ от АЗС различен. В большинстве случаев приобретение осуществляется по безналичному расчету. Договор с поставщиком заключается в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ .

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Пример 1. Казенное учреждение имеет свою заправочную станцию. В январе 2016 г. им заключен государственный контракт на поставку бензина (АИ-92) на сумму 500 000 руб. Расходы по доставке ГСМ составили 25 000 руб. Условиями контракта предусмотрено перечисление аванса поставщику (30% суммы контракта) в размере 150 000 руб.

Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Перечень расходов, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 102 Инструкции N 157н. К ним, в частности, относятся не только суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу) ГСМ, но и суммы, уплачиваемые за доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

• пополнение баланса компании;

• списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);

• транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;

• остаток средств на балансе компании.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

• накладная (акт приема-передачи);

• счет-фактура;

• отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);

• универсальный передаточный документ (УПД).

Количественно-суммовой учет

По бензину, да и любому ГСМ, нужно вести карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а учет операций по поступлению, выбытию, перемещению отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Списание подтверждается обычным путевым листом.
Для всех видов топлива применяется путевой лист (п. 62 Инструкции).
Причем для каждого вида автотранспорта учет ведется по отдельным путевым листам:
— 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
— 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
— 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
— 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Не возбраняется разработка собственных форм путевых листов. Однако в данном случае документ должен содержать Обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (Письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).
Контроль над топливными расходами ведется следующим образом. Поставщик с определенной договором периодичностью представляет отчет об отпущенном количестве топлива, указывая его вид, наименование покупателя, время и другую необходимую информацию. В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

Согласно п. 117 Инструкции N 157н учет ГСМ осуществляется на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы». В бухгалтерском учете казенных учреждений и бюджетных учреждений — получателей бюджетных средств используется счет 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения» (п. 21 Инструкции N 162н ).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Принятие ГСМ к учету, как и всех материальных запасов, производится по фактической стоимости, то есть с учетом всех расходов, связанных с их приобретением и доставкой. В частности, согласно п. 102 Инструкции N 157н перечень таких расходов включает:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
• суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе — расходы по доставке).

Следует учесть, что учреждение, осуществляющее централизованные закупки материальных запасов и (или) торговую (производственную) деятельность, согласно установленной им учетной политике затраты, произведенные по заготовке и доставке материальных запасов до центральных (производственных) складов (баз) и (или) грузополучателей, включая страхование доставки, вправе не включать в фактическую стоимость приобретаемых материальных запасов, а относить в состав расходов на финансовый результат текущего финансового года (п. 103 Инструкции N 157н).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

• воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
• применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Новое в релизе 1.0.2.1 программного продукта 1C:ВДГБ: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений:

• Реализован обмен данными с типовой конфигурацией программы 1С: Вещевое довольствие 7.7 (релиз 7.70.004 и выше) — выгрузка из программы 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 настройки плана счетов, справочников и последующая загрузка в 1С: Вещевое довольствие, а также выгрузка проводок из программы 1С: Вещевое довольствие и последующая их загрузка в 1С: Бухгалтерию государственного учреждения 8.
• Предусмотрен помощник обмена данными с программой 1С: Вещевое довольствие 7.7.
• В поставку включена обновленная методика перехода с конфигурации 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения редакции 1.0 на конфигурацию 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).

Общие положения работы с поставщиками топлива

При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).

Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.

Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.

Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.

С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.

Похожие записи:

• Некоторые проблемы расследования киберпреступлений и пути их решения
• Как получить кадастровый паспорт земельного участка